山東三業(yè)電子科技有限公司是清華同方電腦在山東省的核心分銷商,也是中國百強IT分銷商,從3000元起步到年營業(yè)額超2億元,從一個只有5名員工的門店到擁有5家分公司十幾年來穩(wěn)健發(fā)展的歷程,恰恰是中小企業(yè)受益于信息化管理的有力例證。以下是中國計算機報對三業(yè)電子采訪報道,歡迎分享三業(yè)電子上線快普M6整合管理平臺系統(tǒng)上線經(jīng)驗。
“企業(yè)能走到今天,信息化管理的作用非常大?!鄙綎|三業(yè)董事長楊麗直言,從起步階段山東三業(yè)就非常重視信息化管理,公司內(nèi)部使用的“單、賬、表”全部是企業(yè)自己設(shè)計,“產(chǎn)品、客戶、模式、部門”等信息要素全部有規(guī)范編碼,以保證企業(yè)有效實施信息化管理。
楊麗是信息化管理專業(yè)科班出身,她對信息化管理的重視程度超過看很多同行?!按蠹叶颊勑畔⒒?,但往往企業(yè)的管理者不是信息化專業(yè)出身,對信息化管理可能未必有‘極度需要’的感受。站在我的角度看,我的確非常需要通過信息化管理手段去管理公司,因為中間不可控的環(huán)節(jié)會隨之變少,業(yè)務(wù)也不會過度依賴人,這是企業(yè)健康發(fā)展的必由之路?!?nbsp;
從成立至今,信息化管理一直伴隨著山東三業(yè)的成長。也正是由于信息化管理手段的引入,在山東三業(yè)工作了11年以上的老員工的數(shù)量接近30%。在人員流動已成常態(tài)的IT行業(yè),這幾乎是個“奇跡”。楊麗說:“大家沒有走,正是因為我們一直在用信息化管理保證賬務(wù)平臺的公平、公正、公開,賬目清晰、矛盾就少,才能有共同的目標,這也是我們留得住老員工的原因”。
在發(fā)展的過程中,山東三業(yè)用過的信息化管理軟件不下10種,財務(wù)、進銷存、人事管理、日常辦公以及自己開發(fā)的各種小軟件、上游廠商的SAP接口等,不同系統(tǒng)各自為政。雖然表面上看企業(yè)的管理完全在依賴信息化手段,但事實上分裂在各個軟件中的信息化管理根本無法實現(xiàn)統(tǒng)一的管理,財務(wù)不得不為此進行重復對賬的工作。隨著電子商務(wù)、移動互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和成熟,我們還希望下單、審批都能通過互聯(lián)網(wǎng)、手機完成?!睏铥惛嬖V記者,原有的分割式系統(tǒng)對山東三業(yè)的發(fā)展已經(jīng)形成了一定的阻礙,而隨著業(yè)務(wù)模式的變化,企業(yè)本身對信息化管理方式的要求也在提高,企業(yè)要進行二次騰飛、轉(zhuǎn)型升級,必須更換信息化系統(tǒng)。對山東三業(yè)而言,這個過程卻不容易。
最謹慎的考察
在山東三業(yè),信息化管理深入人心,頗受員工認可。但也正是因為這個原因,想要換個管理平臺,在山東三業(yè)也絕不是小事?!坝昧似渌到y(tǒng)十幾年,突然說換,我一怕員工覺得不公正,二怕大家不習慣,反而給業(yè)務(wù)帶來麻煩。”楊麗深知,更換信息化系統(tǒng)不僅僅要考慮購置成本,更重要的是要考慮使用成本。
楊麗的態(tài)度很謹慎。和很多企業(yè)的管理者不同,楊麗對選擇管理平臺這件事幾乎是親力親為,甚至計劃用兩、三個月的時間認真考察各種主流管理平臺。她先是對一些在用軟件進行了研究,對企業(yè)下一步的信息化系統(tǒng)提出了前臺電子商務(wù)、后臺ERP的整合理念。帶著這個理念,她和團隊一起考察了多家軟件廠商,雖然這個理念被多家軟件廠商看好,但各軟件商均認為這種理念在二三年后才會得到普及,現(xiàn)在還是一個概念化的東西。對大型的ERP軟件,她也做了考察,但普遍感覺架構(gòu)、功能、流程都不適合山東三業(yè)。恰在此時,總部運營部向她介紹了一家公司——廈門快普。在聽說其是專為IT行業(yè)做信息化管理平臺的軟件廠商后,她決定接觸一下。結(jié)果,和快普初次溝通的方式一下吸引了她。
和其他軟件公司不同,快普與她的初次“見面”,是通過視頻會議系統(tǒng)。讓楊麗感覺特別的是,僅憑視頻會議系統(tǒng),快普就完成了軟件的推介、演示?!斑@家公司給我的第一印象是很務(wù)實。信息化的價值在于‘節(jié)約成本、提高效率’,從他們的溝通方式上可以看得出來,他們對此有深刻的理解。他們自己能以身作則,對信息化管理一定也有獨到的理解?!?nbsp;
但畢竟,廈門快普并不是一家業(yè)界知名度很高的公司,楊總認為實地考察一下這家企業(yè)還是有必要的。當她帶著公司的管理團隊飛到廈門后,她再次體會到了快普的務(wù)實風格?!暗搅藭h室,坐下來就談軟件?!彼硎?,“因為我的專業(yè)原因,我問了很多專業(yè)性很強的問題,就是想看看這個軟件到底有沒有后勁兒,他們的回答我很滿意。在交流的過程中,我與快普在工作思路和想法上都很吻合?!?/p>
楊麗的專業(yè)決定,她很難被軟件廠商“忽悠”?!皳Q軟件最害怕找到一個不負責的企業(yè),太商業(yè)化、太模式化的軟件是不足以支撐一個企業(yè)的發(fā)展的?!睂τ谶x擇什么樣的合作伙伴,楊麗一直有自己的原則。“做軟件的,專業(yè)和責任心很重要??炱找患液茇撠煹钠髽I(yè),投入、專業(yè),也很懂IT業(yè)務(wù)?!?nbsp;
后來,又經(jīng)過進一步的考察和溝通,楊麗最終認定這家軟件企業(yè)值得合作。她告訴記者,快普打動她的原因有三個:一是快普能把過去支離破碎搭建起來的系統(tǒng)變成了一個統(tǒng)一的平臺,實現(xiàn)管理的整合。此外,還能滿足網(wǎng)上下單,移動應(yīng)用等需要;二是她一直希望將ERP、電子商務(wù)與企業(yè)的信息化管理平臺整合,快普為山東三業(yè)實現(xiàn)了與專業(yè)的電子商務(wù)系統(tǒng)對接,讓其可以采集數(shù)據(jù),滿足了她的這個愿望;三是快普能提供“二次開發(fā)”的幫助,說明“這家公司底層的源代碼是他們自己的,并且他們愿意付出,甚至是為用戶幾年后的需求做出架構(gòu)上的改進??炱肇撠煹膽B(tài)度和專業(yè)的能力打動了我”。
最具價值的改變
在快普M6上線后,在山東三業(yè)感覺變化最大的部門就是財務(wù)部。山東三業(yè)財務(wù)部主管鄭果敏直言,工作量少了不少?!肮疽恢币笏袛?shù)據(jù)都聚到財務(wù)進行統(tǒng)一歸口管理。過去,不同的系統(tǒng)獨自產(chǎn)生數(shù)據(jù),導致財務(wù)出數(shù)據(jù)時總是要重復對賬,管理帳和科目賬的核對工作多,工作量也很大?,F(xiàn)在,一個平臺就能實現(xiàn)各系統(tǒng)的無縫連接,各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)都可實現(xiàn)無縫連接,不再需要對賬,節(jié)約成本的同時還提高了工作效率,數(shù)據(jù)的準確率也明顯提升,實現(xiàn)了全景財務(wù)數(shù)據(jù)?!?br> 鄭果敏表示,換軟件是考驗企業(yè)的過程,但更換快普M6的過程卻很順利。前期山東三業(yè)將企業(yè)的基礎(chǔ)信息形成編碼手冊,得以規(guī)范化錄入數(shù)據(jù),后期不僅沒出現(xiàn)數(shù)據(jù)紊亂問題,數(shù)據(jù)質(zhì)量也提高了?!肮镜墓芾砹鞒瘫粚嵤┑轿唬布铀倭肆鞒搪鋵嵉男?。”在她看來,這次更換系統(tǒng)“投入少、產(chǎn)出高”,系統(tǒng)中靈活的設(shè)計和功能很多,如一些非正常流程的操作,在這個軟件中都可以實現(xiàn),并不是一成不變的??梢钥闯鏊麄儗π袠I(yè)業(yè)務(wù)的了解。
在一個平臺上整合協(xié)同辦公、客戶關(guān)系、進銷存財、分銷平臺、客戶服務(wù)、項目管理、人力資源八大系統(tǒng)模塊的能力,讓楊麗感覺到了管理工作的順暢。她認為,現(xiàn)在的管理平臺,更像一個大數(shù)據(jù)分析平臺,能更立體地為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù),從組織、模式、產(chǎn)品線角度進行三維解析。新系統(tǒng)的B/S架構(gòu)和過去C/S架構(gòu)系統(tǒng)有本質(zhì)區(qū)別,在線管理讓終端的維護和管理成本大幅降低。
“軟件的管理思想是過程管理還是結(jié)果管理,在軟件的開發(fā)成本上其實相去甚遠。過程管理的開發(fā)成本更大,不懂軟件開發(fā)、沒有軟件使用經(jīng)驗的用戶,在鑒別軟件時其實很難看清??炱誐6正是這樣一個重視過程控制,和我們過去用的管理軟件有很大不同??梢钥闯?,這個軟件是基于對用戶負責的態(tài)度進行開發(fā)的。”楊麗表示。