“快普M6確實是一款很好的軟件。它并不只是一個管理軟件,而是一種系統(tǒng)性的企業(yè)管理思路?!闭勂鸨本┵惪剖澜苷谑褂玫男畔⒒芾硐到y(tǒng),王剛一點都不認為自己當初只試用了幾天就決定上線快普M6管理系統(tǒng)的決定草率,甚至還覺得與快普相見恨晚。
計算機專業(yè)出身的王剛,在上世紀90年代就開始接觸各種國外的先進管理軟件。并且,對于如何將信息化手段與企業(yè)管理機制緊密結合,積累了不少實戰(zhàn)經(jīng)驗。正是基于對信息化管理的深刻理解,多年來他一直在尋找高效的管理工具,也試用了包括用友、金蝶在內(nèi)的不下十種產(chǎn)品,但卻始終沒有找到能夠和他的管理思路相匹配的管理軟件。甚至還想過自己開發(fā),直到經(jīng)朋友介紹接觸到廈門快普。
系統(tǒng)是“活”的
剛接觸快普M6的時候,王剛也擔心過:產(chǎn)品是不是成熟?后續(xù)升級能不能滿足需要?數(shù)據(jù)的安全能否保障?但在經(jīng)過深入研究后,不僅打消了疑慮,還發(fā)現(xiàn)了快普M6的不同尋常之處。王剛告訴記者,快普M6和其它的管理系統(tǒng)完全不同,特別是內(nèi)部流程控制非常靈活,企業(yè)可以自行定制表單。也就是說,如果企業(yè)有特殊的需求,可以自己設置程序。但在其他系統(tǒng)中,就只能通過修改程序或定制開發(fā)實現(xiàn)。
“系統(tǒng)是活的,這就意味著可以改進,利于將管理思想落地?!笨炱誐6的靈活性,讓王剛對這套管理軟件一下產(chǎn)生了特殊的好感,因為多年來他都沒有碰到這樣的產(chǎn)品,當初他之所以打算自己開發(fā),也是因為想徹底解決管理軟件靈活性不足的問題,而快普M6的設計思路正好和他當初的思路不謀而合。
2006年,剛剛成立的北京賽科世杰就上線了速達的管理系統(tǒng)。在公司發(fā)展之初,這套系統(tǒng)也確實為提升效率做出了一些貢獻。但隨著北京賽科世杰業(yè)務的快速擴張,業(yè)務流程、財務、客戶管理等諸多方面都出現(xiàn)了漏洞?!拔覀冇盟龠_只能滿足對進銷存的管理,財務上的工作量很大,業(yè)務上也只能打印單據(jù),更不用談客戶關系的管理了。對我們這種成長很快的公司,管理不好財務、業(yè)務、客戶,發(fā)展的風險就會非常大。”王剛表示,為了讓管理水平與企業(yè)的成長速度相對應,他開始為公司尋找新的管理工具,但卻不斷碰壁。
事實上,為了避免不必要的風險,他一直對信息化管理系統(tǒng)的上線測試非常認真。在決定上線新系統(tǒng)前,他總共測試了市場中的十款主流管理軟件,但多數(shù)軟件不是業(yè)務流程、管理流程與他們的需要相悖,就是管理漏洞多,比如無法防止虛假出貨,不同客戶訂的貨可隨便調(diào)換等。
經(jīng)過一番折騰,他發(fā)現(xiàn)信息化管理并不是肯投入人力、物力、財力就能有回報的。企業(yè)采用信息化管理系統(tǒng)的目的是借助信息化技術完成管理目標,如果管理平臺實現(xiàn)不了這些需求,就形同虛設。而不靈活的產(chǎn)品,想在采購后補救往往也代價巨大?!霸O計快普M6的架構師,肯定對財務很懂,對管理很懂,對業(yè)務流程也很了解,對客戶需求更是做過系統(tǒng)的分析。我曾經(jīng)想自己開發(fā)一套系統(tǒng),跟快譜現(xiàn)在做的不謀而合,他把我想的都實現(xiàn)了,而且比我的經(jīng)驗更豐富,管理思想都可以落地,也有足夠大的發(fā)展空間。即使有目前還沒有做到的,也可以輕松加入新的思路、流程。”
用好系統(tǒng)等于執(zhí)行ISO9001
王剛是個做事非常認真的人。在他看來,信息化管理只是一種手段,如果它不能和公司的管理流程真正對應起來,一定執(zhí)行不到位,最終導致管理失控。“信息化的實施要求公司實現(xiàn)流程化的管理,信息、單據(jù)都要能夠追溯查詢。貨動要有單子,錢動也要有單子,一一對應?!睘榱俗屍髽I(yè)的管理更規(guī)范,王剛還特意聘請了西門子的高級ISO9001內(nèi)審員為北京賽科世杰實施流程改造,簡化管理流程,讓整個公司的管理能真正專注于業(yè)務。
沒想到的是,新來的內(nèi)審員在看到北京賽科世杰上線的快普M6系統(tǒng)后反而告訴王剛,公司不用刻意做ISO9001,因為只要把這個管理系統(tǒng)執(zhí)行好了就是ISO9001。最后,公司的流程改造工作干脆變成了內(nèi)審員對快普M6的研究工作。為了將系統(tǒng)吃透,內(nèi)審員甚至每天研究到半夜,對數(shù)據(jù),找問題。
“在使用快普M6之后,我們的會計也得到了實惠。以前他們忙到9點都忙不完,現(xiàn)在6點就能下班了。好的工具就是事半功倍。”在王剛看來,快普M6帶來的改變隨處可見,比如客戶管理能力就比過去更強了,公司開發(fā)客戶、維護客戶的水平都明顯提升,客戶滿意度也在提高。“有很多不必要的花費都可以查出來,跟時間管理一樣,有記錄才能改進?!?br> 王剛坦言,在遇到快普之后,他才開始感受到企業(yè)管理的真正內(nèi)涵。從創(chuàng)業(yè)初期,一個人辛苦維護上下游資源,到今天完全放權,建立起優(yōu)秀的團隊,不再害怕客戶會因為人員流動而流失,建立了井然有序的庫房,建立了多個分公司……一步步走來,信息化管理工具一直在幫助他做出正確的管理選擇。
“管理要一關一關地過,每次都是突破自己。業(yè)績的不斷翻番告訴我,我的選擇是正確的。有好的信息化管理系統(tǒng),公司管理會更讓我放心?,F(xiàn)在,我能做更多的事,對未來看得也更清晰,并且更有信心把公司做大。我想在2~3年內(nèi)做到融會貫通,把這套軟件用好,5年內(nèi)讓業(yè)績增長5倍。”王剛深有感觸地說。
買一套軟件卻找到一個顧問
在王剛眼中,廈門快普并不僅僅只是一個管理軟件的供應商。因為兩年來,快普為他解決的問題遠遠超過了一個軟件開發(fā)商的服務范疇,它甚至成了王剛進行企業(yè)管理的智囊團、知識庫和貼身顧問。老員工離職、企業(yè)文化定位、管理流程的糾結……王剛似乎漸漸習慣了在網(wǎng)上和廈門快普的管理層一起探討他所遭遇的管理難題。他告訴記者,每一次他都得到了有價值的建議。
從北京區(qū)域分銷做到全國分銷,北京賽科世杰的生意越做越大,還在重慶、成都、西安開設了分公司。但今天,借助快普M6平臺上的呼叫中心系統(tǒng),銷售人員可以高效地做好全國市場。王剛認為他的企業(yè)目前已經(jīng)進入了平穩(wěn)發(fā)展期,而能夠順利進入這個階段,與他們及時發(fā)現(xiàn)了快普有直接關系。而快普M6在為他們服務的這兩年中,也確實做到了安全穩(wěn)定,完全滿足了企業(yè)發(fā)展的需求。
王剛甚至覺得,這套系統(tǒng)和他的企業(yè)一起發(fā)展15年都不成問題?!拔覀冊?jīng)做過測試,把系統(tǒng)未來可能遇到的問題提前預測出來。我們發(fā)現(xiàn),即使是大量數(shù)據(jù)集體調(diào)用,也沒有出現(xiàn)死機、信息不暢等問題。所以,這套系統(tǒng)承載我們未來15年的發(fā)展,在技術上沒有問題?!?/p>
觀 點
優(yōu)秀的信息化管理能讓企業(yè)基業(yè)長青
已經(jīng)成為思科、聯(lián)想、IBM、HP重要渠道合作伙伴和專業(yè)IT服務商的北京賽科世杰,是一個典型的依托信息化管理實現(xiàn)快速成長的例證?!叭魏纹髽I(yè)都要有所為,有所不為,做最擅長的事,才能腳踏實地發(fā)展?!痹谕鮿傃壑?,優(yōu)秀的信息化管理可以讓企業(yè)基業(yè)長青,它不僅能讓管理者時刻反思,還能為企業(yè)抵御盲目擴張、避免資源浪費。但同時,企業(yè)的管理者也要意識到,優(yōu)秀的信息化管理一定是與目標明確的流程化管理相對應的。除了借助系統(tǒng)的功能,管理者更要重視節(jié)點的管理,比如讓每件事都有2個以上的參與者可以防止內(nèi)部腐敗,提高團隊協(xié)作能力;讓信息公開透明,有助于企業(yè)目標達成,讓每個人時刻看到別人完成情況,了解自己的目標。這樣的信息化管理才能對企業(yè)的騰飛具有戰(zhàn)略意義?!白铋_始推行整個系統(tǒng)的時候只有3個人:我、會計和管理員。我們執(zhí)行到位了,其他人就簡單了?!痹谕七M企業(yè)信息化管理的過程中,王剛總結的經(jīng)驗是:信息化建設一定要由企業(yè)的管理者去推進,“管理、計劃、實施、控制,在企業(yè)中要做到讓系統(tǒng)自動運轉,這樣的信息化管理就不會是擺設了”。